Privacybeleid Nelectra
Algemeen beleid inzake gegevensverwerking bij Nelectra
Nelectra VZW (verder “Nelectra” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring legt Nelectra uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van Nelectra op het vlak van gegevensverwerking.
De verantwoordelijke voor de verwerking is Nelectra, Stationlei 78 bus 1/1, 1800 Vilvoorde, ingeschreven in KBO onder nummer 0410 342 662.
Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met het aanspreekpunt gegevensbescherming op privacy@nelectra.be.
Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Wanneer verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens over een natuurlijke persoon die is of kan worden geïdentificeerd. Hoewel wij in vele gevallen gegevens verzamelen en verwerken over rechtspersonen, verwerkt Nelectra toch ook gegevens over natuurlijke personen. Dat is zowel het geval voor ondernemingen (eenmanszaken) als bij de vertegenwoordiging van ondernemingen (contactpersonen of aanspreekpunt).
Wij verzamelen en verwerken gegevens over u wanneer u bij ons lid wordt, zich inschrijft op onze nieuwsbrief, een infopakket aanvraagt, een publicatie bestelt, deelneemt aan een van onze activiteiten of een vraag stelt. U kan dit zowel telefonisch, schriftelijk als via onze Websites doen. Onder “onze Websites” dient in het kader van dit privacybeleid te worden verstaan elke website die eigendom is van Nelectra.
Daarnaast verzamelen en verwerken wij uw gegevens ook als u producten en diensten levert aan onze organisatie. Het is evident dat uw gegevens ook worden verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.
In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u onze diensten voor te stellen (direct marketing), mogelijks via partners of andere derden. Het kan zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen.
Tot slot verwerken wij ook uw gegevens als u via ons een aanvraag indient voor erkenning.
Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?
Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor het beheer van uw lidmaatschap bij onze organisatie, zoals uw naam, adres, e-mailadres en andere contactgegevens (zoals telefoon- en GSM-nummer), alsook professionele gegevens, zoals het bedrijf dat u vertegenwoordigt, de bedrijfsnaam en het ondernemingsnummer en alle andere gegevens in dat verband zoals de activiteiten en het aantal werknemers. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, bij een aanvraag of verzoek.
Het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van partners of via derden. Dat delen wij u mee op het ogenblik dat wij u contacteren.
Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.
Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet, op onze Websites, en zelfs telefonisch.
Als u onze Websites bezoekt, wordt daarbij gebruik gemaakt van cookies waarover u meer informatie kan vinden in onze cookiepolicy.
Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?
Uw gegevens verwerken wij voor ons ledenbeheer dat ertoe strekt de rechten en belangen van de elektrobedrijven te beschermen. Als u publicaties bestelt of andere handelingen met ons stelt, gebruiken wij uw gegevens voor klantenbeheer. We gebruiken ze ook om zowel onze leden als personen die (nog) geen lid zijn te informeren over de diensten die wij aanbieden.
Ten aanzien van leveranciers verwerken wij de gegevens voor leveranciersbeheer. Financiële gegevens worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Tot slot verwerken wij uw gegevens mogelijks met het oog op netwerking voor het doeleinde communicatie/public relations.
Wat onze Websites betreft, stemmen wij de inhoud en het gebruiksgemak hiervan zoveel mogelijk af op u als gebruikers ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van de Websites en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze Websites.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw gegevens?
In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw lidmaatschap en/of de handeling die u met ons stelt. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de boekhoudkundige verwerking. Wij vestigen er uw aandacht op dat de contractuele relatie inhoudt dat wij zonder deze gegevens het contract of lidmaatschap niet naar behoren kunnen uitvoeren.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij prospectenbeheer en communicatie, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als organisatie, in het bijzonder de vrijheid van vereniging en de bescherming van de rechten en belangen van de elektrobedrijven. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.
Worden uw gegevens meegedeeld aan derden?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van het ledenbeheer, het klantenbeheer en de boekhouding.
Behoudens verzet van uw kant kunnen ze ook worden gedeeld met de andere organisaties die deel uitmaken van de groep rond Nelectra en waarvan u op verzoek een lijst kan bekomen, en met de partners waarmee wij samenwerken, waarvan u eveneens op verzoek een lijst kan bekomen.
Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.
Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen. Dit gebeurt met name in het kader van de aanvraag voor erkenning.
Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Als dat gebeurt in het kader van cloud services, nemen wij de nodige maatregelen om uw gegevens te beschermen, in voorkomend geval via opname in de contracten met de betrokken providers.
Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens zolang dat nodig is voor het beheer van het lidmaatschap, de klantenrelatie of de leveranciersrelatie / zolang u lid, klant of leverancier bent.
Na het einde van deze relatie bewaren wij uw gegevens nog gedurende 5 tot max. 10 jaar. Als u ons dit gevraagd heeft, zijn uw gegevens overgegaan naar passief beheer en dus maar beperkt toegankelijk.
Uw rechten
Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kan u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het dit mee te delen aan Nelectra, Dienst privacy, Stationlei 78 bus 1/1, 1800 Vilvoorde, mail: privacy@nelectra.be.
U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen via Nelectra, Dienst privacy, Stationlei 78 bus 1/1, 1800 Vilvoorde of mail privacy@nelectra.be mét een bewijs van uw identiteit. Dat bewijs vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft. Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u steeds contact nemen of zelfs een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.
Wijzigingen
Nelectra behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de Websites aan gebruikers worden gemeld.